Ausgangslage
Als wachsendes IT-Unternehmen hatte die team! datentechnik GmbH & Co. KG mit Insellösungen zu kämpfen: Der Informationsfluss war nicht gewährleistet, doppelte Datenpflege bremsten die Mitarbeiter im Tagesgeschäft massiv aus und viele Abläufe wurden papiergestützt und zeitintensiv manuell abgewickelt. So entstanden ein hoher administrativer Aufwand und der Überblick über die Prozesse sowie Daten drohte verloren zu gehen. Leistungsnachweise wurden beispielsweise händisch ausgefüllt und dann manuell erfasst und abgerechnet. Angetrieben von den Kundenwünschen, komplexe IT-Infrastrukturen dynamisch und bedarfsgerecht schnell zu bedienen, hat das Team um Geschäftsführer Reemt Lükenga eine zentrale Softwarelösung gesucht, die ihre spezifischen Abläufe effizient und flexibel umsetzen kann. Gleichzeitig sollte die Software editierbar sowie hoch skalierbar sein und mit dem Unternehmen mitwachsen können. Insbesondere die Kontingentvertragsabrechnung sollte prozesstechnisch neu geregelt werden, um hier eine deutliche Automatisierung und Aufwandsreduzierung zu erzielen.
Zielsetzung
Das neue System sollte die aktuellen, aber auch die Prozesse in der Zukunft sicher und flexibel abbilden. Der Informationsfluss sollte abteilungsübergreifend sichergestellt werden, sodass jederzeit der Überblick und die Steuerung der Abläufe gewährleistet ist. Eine höhere Digitalisierung und Automation der vor allem noch händisch durchgeführten Prozesse sollte erreicht werden, damit sich team! auf das Wesentliche fokussieren kann. Die doppelte Datenerfassung und Mehrfachpflege von nicht integrierten Lösungen sollte komplett abgestellt werden.
Besonderheit
Damit die Kundenanforderungen weiterhin dynamisch und flexibel bedient werden können und die langjährigen Kundenbeziehungen nicht leiden, sollte die neue Lösung den hohen administrativen Aufwand abbauen. Zusätzlich sollte die Software dazu beitragen, dass sich das Systemhaus erfolgreich als attraktiver Arbeitgeber positionieren kann, um sich langfristig gut aufzustellen. Für beide Anforderungen brachte die Branchenlösung STEPS für die IT-Branche die größte Abdeckung mit – branchentypische Prozesse waren im Standard bereits da und gleichzeitig ist die Lösung flexibel genug, um die individuellen Anforderungen der team! datentechnik GmbH & Co. KG. abzubilden.
Ergebnis
Seit 2013 ist die umfassende Unternehmenslösung STEPS im Einsatz. Der IT-Dienstleister hat die Lösung prozessweise eingeführt, sodass bei jedem neuen Prozess die Erfahrungen des vorherigen einflossen. So wurden schnell erste Erfolge bei den Mitarbeitern sichtbar und die Akzeptanz war schnell da. Der Mehrwert hat sich so Bereich für Bereich bei jedem Mitarbeiter schnell bemerkbar gemacht.
Derzeit arbeiten 23 Anwender in den folgenden Bereichen mit STEPS:
- Back-Office (Stammdatenpflege)
- Vertrieb (Verkaufschancen, Kontaktmanagement, Warenwirtschaft)
- Geschäftsleitung, Projekt- und Abteilungsleiter (Projektmanagement, Prozessteuerung, Controlling)
- Buchhaltung (Abrechnung, Vertragsmanagement)
- Support und Service (Leistungserfassung, Web User Help Desk)
Erfolge & Verbesserungen
- Vollständige Abschaffung von Insellösungen
- 90% Zeiteinsparung im Bereich Leistungsabrechnungen in der Buchhaltung durch digitale Leistungserfassung und -abrechnung
- Erhöhte Transparenz im Controlling: Schneller Überblick der Verträge und Projekte über die BI-Kennzahlen
- Digitalisierung der Prozesse um 70%
- Geringerer administrativer Aufwand und Laufzeitreduzierung in der Verwaltung / Back-Office
- Deutliche Verbesserung des abteilungsübergreifenden Informationsflusses
- Service-Techniker können schneller reagieren, da ihnen alle relevanten Infos vorliegen
- Erhöhte Transparenz für den Kunden in den Abrechnungen durch erfasste Tätigkeiten und bessere Nachvollziehbarkeit der Tickets
Ausblick
Die team! datentechnik GmbH & Co. KG arbeitet weiter intensiv an der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse. Die Einführung von Workflows in den Bereichen Eingangsrechnungen und Lieferscheine ist der nächste große Schritt zu erhöhter Automation. Außerdem soll die Benutzerfreundlichkeit durch mobile Lösungen den digitalen Arbeitsplatz attraktiver gestalten.
